Reglement vzw "OC XIII"
De vzw “OC XIII” is bereikbaar via hun website www.oc13.be.

Via deze site kunt u de beschikbare data consulteren evenals online een zaal of zalen reserveren. Voor het gebruik van het polyvalent ontmoetingscentrum te Hakendover, Keienpoelweg 6.

1. Lokalen :

De vzw "OC XIII" stelt volgende lokalen, gelegen Keienpoelweg 6 te Hakendover ter beschikking : Feestzaal (Groot), Feestzaal (Klein), vergaderzaal, keuken, podium en kleedkamers (Sport).

2. Voorbehoud :

Het uitvoerend bestuur heeft het recht om bepaalde activiteiten te weigeren.

3. Sleutels :

Voor de aanvang van de activiteit kan de sleutel afgehaald worden zoals onderling overeen te komen na afspraak. Na afloop van de activiteit dient de sleutel onmiddellijk terug bezorgd te worden in de brievenbus van de zaal.

4. Gebruiksduur :

De lokalen staan ter beschikking de dag van gebruik zelf en dat tijdens de afgesproken uren. Indien men de dag voor of nadien de keuken en of feestzaal wil gebruiken / klaar zetten /op te ruimen, kan dat op voorwaarde dat de zaal niet verhuurd is en tegen betaling van het klaarzettarief. De lokalen dienen opgeruimd te worden voor het einde van de verhuurperiode .

5. Uitrusting :

Al de aanwezige uitrusting (tafels, stoelen,…) mag gebruikt worden. Voor oplijsting van de aanwezige uitrusting, zie inventaris in de bijlage III. De gebruiker mag eveneens eigen materiaal aanwenden, dit moet echter voor het einde van de verhuurperiode teruggenomen worden, zo niet wordt het eigendom van de vzw "XIII". Het plaatsen van een tent op het terras of tuin kan, onder onderling overeen te komen voorwaarden. Schade die veroorzaakt wordt bij het plaatsen van een tent komt ten laste van de huurder. In geen geval mag er materiaal vanuit "OC XIII" worden meegenomen. De goederen (tafels, stoelen,…) van de vzw “OC XIII” mogen onder geen enkel beding buiten worden gestapeld (ook niet onder een afdak). Bij vaststelling hiervan zal onmiddellijk een boete aan de gebruiker worden opgelegd zie oplijsting in de tarieventabel: bijlage I. De eventuele latere zichtbare schade (o.a. door vocht,…) zal ook op de huurder van dat ogenblik worden verhaald. De gebruiker zorgt zelf voor het klein materiaal zoals tafel- en keukenlinnen, handdoeken, handzeep en handdoekjes voor de toiletten, toiletpapier, recipiënten om eventuele overschotten in mee te nemen, vuilniszakken (zelf mee te nemen), enz…

6. Dranken :

Dranken dienen afgenomen te worden van de zaal zelf. Bij inbreuk hierop zal een boete worden aangerekend. Er zal steeds voldoende reserve drank voorzien worden. In bijlage II kan u de lijst vinden met de voorziene dranken. Wijnen, cava, sterke dranken, chips en koffie mogen zelf meegebracht worden (maar kunnen ook via de zaal besteld worden). Bij aanvang van de activiteit wordt een status opgemaakt van het aantal aanwezige drank door de beheerder. Na afsluiting van de activiteit wordt opnieuw een status opgemaakt van de aanwezige drank en wordt het leeggoed geteld door de huurder en debeheerder. De verbruikte drank wordt gefactureerd aan de verhuurder op basis van de prijslijst in bijlage. Bij een verschil in geteld leeggoed tussen huurder en verhuurder, gelden steeds de aantallen van de verhuurder. Indien bepaalde soorten dranken niet voorzien zijn op de lijst, kunnen deze steeds op voorhand aangevraagd worden en dan worden deze apart voor u besteld. De afrekening van de verbruikte drank zal gebeuren na de activiteit en dient binnen de 15 dagen na verzenddatum, welke vermeld op het factuur, betaald te worden.

7. Keuken :

De zaal beschikt over een uitgeruste keuken. Er is geen friteuse aanwezig. De nodige stopcontacten zijn hiervoor voorzien onder de afzuiging. De gebruiker zorgt zelf voor de elektrische! friteuse(s), indien gewenst. Indien de huurder gebruik wenst te maken van de keuken, dient deze mee gehuurd te worden en dient hiervoor het verhuurbedrag voor de keuken bijbetaald te worden. Voor een volledige inventaris van de uitrusting van de keuken: zie bijlage III.

8. Reiniging :

De huurder laat de gebruikte lokalen en voorwerpen in een ordelijke toestand achter (klaar voor te kuisen. De reiniging van de vloer, toiletten en sanitaire zit reeds inclusief de verhuurprijs). Dit houdt onder meer in :

• alle vloeren, toiletten, sanitair grondig geborsteld;
• tafels en stoelen proper gemaakt en op de aangewezen plaats;
• alle versieringen, etensresten, papier, enz … opgeruimd;
• het keukengerief volledig gereinigd en op de oorspronkelijke plaats gezet;
• de kookplaten, oven, afwasbakken, werktafels, enz…grondig gereinigd;
• alle afval meegenomen; dus ook alle vuilzakken.
• de tapinrichting/toog, dienbladen, glazen, enz…zeer zorgvuldig gereinigd;
• de omgeving van het gebouw eveneens volledig opgeruimd

Indien niet voldaan is aan een of meer van de hiervoor opgesomde punten zal een meerprijs gefactureerd worden.

9. Aansprakelijkheid :

De gebruiker is volledig verantwoordelijk voor schade toegebracht aan lokalen en of voorwerpen. Beschadigde of verdwenen voorwerpen worden aangerekend per stuk of volgens de graad van beschadiging. De gebruiker is verplicht de beschadigde voorwerpen te verzamelen en spontaan aangifte te doen van ontbrekende stukken. Bij beschadiging van keukengerei, borden, tassen worden deze in de schervenbak in de keuken verzameld. Deze worden aan aankoopprijs aangerekend. Een lijst met de kostprijs van het materiaal kan u vinden in de bijlage III. Bij schade aan lokalen volgt de afrekening aan kostprijs van de herstelling(en). De gebruiker is ertoe gehouden voor het begin van zijn activiteit na te gaan of alles aanwezig is en of er geen schade is. Indien niet alles aanwezig is en of er is schade dient dit onmiddellijk gemeld aan de contactpersoon. Een inventaris van het materiaal is ter plaatse aanwezig. De gebruiker moet als een voorzichtig en redelijk persoon zorg dragen voor de uitrusting. De gebruiker moet zich houden aan de richtlijnen die opgesomd staan in dit reglement en die werden uitgelegd door diegene die de sleutel heeft overhandigd. De huurder zal het nodige respect opbrengen voor de eventuele activiteiten die in de andere lokalen plaatsvinden.

Overeenkomstig het Burgerlijk Wetboek is de huurder steeds verantwoordelijk voor de stoffelijke schade aangebracht aan het gebouw en aan de uitrusting van de infrastructuur door hemzelf, door zijn aangewezenen en door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. Hij zal hiervoor de nodige verzekeringen afsluiten. Vzw OC XIII doet evenwel afstand van verhaal tegenover alle voornoemden, het geval van kwaadwilligheid of ernstige nalatigheid in hoofde van de huurder uitgesloten, voor schade aan de ter beschikking gestelde infrastructuur, veroorzaakt door brand en aanverwante risico’s.

10. Veiligheid :

Bij het organiseren van een activiteit zorgt de gebruiker ervoor dat de toegangen tot alle lokalen, toiletten en nooduitgangen volledig vrij blijven. De branddeuren moeten steeds dicht zijn. De nooduitgangen zijn duidelijk aangegeven en dienen tijdens de ganse duur van de activiteit vrij te blijven. Het is verboden deze open te houden door middel van een stoel of ander materiaal. De gebruiker neemt tevens kennis van de algemene voorschriften in verband met brandpreventie, uitgehangen in het ontmoetingscentrum "OC XIII". Het gebruik van echte brandende kaarsen of andere vormen van vuur is niet toegelaten.

11. Inrichting van de lokalen :

Er worden geen veranderingen aangebracht aan de inrichting van de lokalen zonder voorafgaandelijk toestemming van de vzw "OC XIII". Het is verboden om: - materialen aan de muren te hangen en/of te bevestigen met bevestigingsmaterialen - gaten te boren - muren te bekleden.

12. Toezicht :

De gebruiker stemt erin toe dat de bestuursleden van de vzw "OC XIII" op ieder ogenblik vrije toegang hebben tot de lokalen; hij zal zich gedragen volgens de richtlijnen verstrekt door deze personen, die zelfs kunnen beslissen tot het beëindigen van de activiteit indien er inbreuken op het verhuurreglement vastgesteld worden.

13. Bijzondere voorschriften :

In aanvulling van alle wettelijke bepalingen en gemeentelijke reglementen inzake burengerucht, milieunormen, fuifreglement (www.tienen.be/reglement-fuiven) en dergelijke, verklaart de gebruiker zich akkoord met volgende bepalingen :

• de geluidsproductie naar buiten toe moet aanzienlijk worden verminderd vanaf middernacht en volledig worden beëindigd om 2 uur.

Bij activiteiten met elektronisch versterkte muziek dient de huurder zich te houden aan de stipte opvolging van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012 betreffende de geluidsnormen voor muziekactiviteiten. Het naleven van de wetgeving inzake de geluidsnormen is in alle omstandigheden de verantwoordelijkheid van de organisator-huurder en niet van de vzw OC XIII.

• bij de ontruiming van het ontmoetingcentrum moet de lawaaihinder voor de omgeving tot het strikt minimum worden beperkt; geen geroep of getier, geen draaiende motoren, geen slaande deuren.

• Er is een geluidsmeter geïnstalleerd in de zaal.

14. Verenigingen :

De verenigingen van Hakendover die lid zijn van de vzw "OC XIII" en vrijwillig meewerken aan de activiteiten georganiseerd door deze vzw kunnen genieten van het ‘Verenigingen OC XIII - Tarief’.

15. Muziek :

De vzw "OC XIII" betaalt de jaarlijkse bijdrage "Billijke vergoeding" voor activiteiten ‘met drank’ en ’met dans’. De huurder dient dus geen bijkomende aanvraag te doen. De huurder moet zelf de aanvraag en betaling voor Sabam en eventuele andere vergoedingen regelen.

16. Rookverbod :

In het ganse ontmoetingscentrum is een "rookverbod" van toepassing. Roken is wel toegelaten onder de luifel aan de ingang of op het achterterras of tuin, mits het correct verwijderen van alle peuken en afval.

17. Dieren :

Tentoonstellingen van kleine dieren / vogels is toegestaan mits een volledige afscheiding, tussen de ruimtes waar de dieren tentoongesteld worden en de ruimtes waarin voedingswaren bereid worden. Het binnenbrengen van grote dieren en reptielen is echter verboden

18. Fuiven en bals :

Fuiven en bals kunnen enkel doorgaan in de grote zaal van OC XIII met een maximum van 12 per jaar. De organisatoren dienen er op toe te zien dat de deuren van de geluidssassen niet langer open zijn dan noodzakelijk, dit om geluidshinder voor de buurt te beperken. Fuiven dienen conform te zijn met het reglement op fuiven van de stad Tienen (www.tienen.be/reglement-fuiven). Materiaal voor de buitenzone is aanwezig in het OC.

19. Gebruikssom :

Deze is in tabelvorm toegevoegd (zie bijlage I). De tarieven geldig op het ogenblik van de reservatie blijven gelden tot één jaar na de reservatiedatum. Daarna worden de op dat ogenblik geldende tarieven toegepast. Bij elke huurperiode dient er een waarborg betaald te worden. Eventuele schade aan de zaal of aan de uitrusting zal verrekend worden met de waarborg. Na nazicht van de zaal, zal de (resterende) waarborg terugbetaald worden, alsook de verbruikte drank afgerekend worden.

20. Geldigheid overeenkomst :

Een overeenkomst is slechts geldig : - na ondertekening van de verhuurovereenkomst. Deze contractuele overeenkomst wordt opgemaakt in 2 exemplaren waarvan één voor de huurder-gebruiker en de andere voor de vzw “OC XIII”. Indien diegene die ondertekent een persoon is die een vereniging of organisatie vertegenwoordigt, stelt deze persoon zich persoonlijk verantwoordelijk ten opzichte van de vzw "OC XIII" - na het betalen van een reservatiesom van 50% van de gebruikssom. Dit bedrag dient ten laatste 2 maanden na de reservatie op de rekening van de vzw OC XIII te staan, zo niet kan deze laatste de zaal (zalen) verder verhuren.

OPGELET! Indien de activiteit al 2 maanden na de reservatie datum zal plaatsvinden, dient de reservatiesom onmiddellijk betaald te worden. Het bedrag dient overgeschreven te worden op de rekening van de vzw: BE49 7340 6786 7471. In geval van overmacht, kan de verhuurder (vzw "OC XIII") de overeenkomst eenzijdig verbreken, zonder enig recht op schadevergoeding. De reeds betaalde reservatiesom en waarborg zullen wel terugbetaald worden.

21. Betaling :

De betaling van het resterende bedrag alsook de waarborg dient te gebeuren door overschrijving op het rekeningnummer van de vzw: BE49 7340 6786 7471met vermelding van de datum van de activiteit als ookde naam van de huurder. De betaling dient uiterlijk te gebeuren 30 dagen voor het afhalen van de sleutel voor de aanvang van de activiteit. Indien dit niet het geval is wordt de reservatie geannuleerd en wordt het voorschot ingehouden.

22. Annulatie :

Bij annulatie van een activiteit dient de vzw OC XIII zo snel mogelijk verwittigd te worden via een mail naar reservatie@oc13.be of schriftelijk. Indien de annulatie gebeurt binnen de maand voorafgaand aan de activiteit, zal de reservatiesom niet teruggestort worden. Uitzonderlijk en enkel bij niet te voorziene gebeurtenissen kan het bestuur beslissen om de reservatiesom terug te storten.

23. Geschillen :

Voor eventuele geschillen is het Vredegerecht te Tienen (zijnde de plaats van de maatschappelijke zetel van de vzw) bevoegd. De vzw OC XIII kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen.

24. Inlichtingen :

Bij de beheerder via e-mail op info@oc13.be of op het nummer 04../.......

25. Reservaties :

Reserveren van de zalen liefst via de website www.oc13.be. Het bezichtigen en of het vastleggen van de zaal (zalen) kan ook of telefonisch via tel. 04../...... of na afspraak in het ontmoetingscentrum (Keienpoelweg 6 te Hakendover) Nadien zal een huurovereenkomst worden opgesteld, deze dient te worden aangevuld en ondertekend te worden en terug gemaild naar reservatie@oc13.be of te worden op gestuurd naar OC XIII, Keienpoelweg 6, 3300 Hakendover.

26. Bijlage –

Bijlage I: Drankenlijst met verbruiksprijzen – Bijlage II: Inventaris met prijzen in geval van schade/breuk/ontbreken Drankenlijst met verkoopprijzen

Bijlage I Tarievenlijst

Tarieven	Grote zaal*	Kleine zaal*	Vergaderzaal	Keuken	Kleedruimte/douches
Vereniging Hakendover	€250	€175	€25	€50	€50
Vereniging buiten Hakendover	€350	€250	€50	€50	€75
Particulier	€350	€250	€50	€50	€75
Waarborg **	€200	€150	€50		€50
Klaarzet tarief	€25	€25

*Deze zijn incl. opkuis.** In geval van fuiven/ Bals wordt een standaard waarborg gerekend van €800
*Inwoners van Hakendover genieten een korting van 10% op de huurprijs van de zaal.

• De goederen (tafels, stoelen,…) van de vzw “OC XIII” mogen onder geen enkel beding buiten worden gestapeld (ook niet onder een afdak). Bij vaststelling hiervan zal onmiddellijk een boete van 150,00 € aan de gebruiker worden opgelegd
• Dranken dienen afgenomen te worden van de zaal zelf. Bij inbreuk hierop zal een boete van 500,00 euro aangerekend worden
• Indien niet voldaan is aan het opruimen van de lokalen zal een meerprijs gefactureerd worden. De extrakost voor het opruimen zal verrekend worden aan 20€ per man/uur met een minimum van 20€. De zaal dient in ieder geval opgeruimd achtergelaten te worden.

Bijlage II Drankenlijst met verbruiksprijzen

PRIJSLIJST DRANK - - - OC XIII HAKENDOVER - - - jan. 2023
Omschrijving *	Eenheid
BIEREN
Jupiler 50L	Vat
Jupiler 30L	Vat
Jupiler 20L	Vat
Jupiler 24x25cl	Flesje
Hoegaarden 20L	Vat
Hoegaarden 24x25cl	Flesje
Duvel 24x33cl	Flesje
Hakendover XIII 24x33cl	Flesje
Kriek Lindemans 24x25cl	Flesje
Kriek Liefmans 24x24cl	Flesje
Leffe Bruin 24x33cl	Flesje
Leffe Blond 24x33cl	Flesje
Karmeliet 24x33cl	Flesje
Westmalle Dubbel 24x33cl	Flesje
Westmalle Triple 24x33cl	Flesje
Stella 0.0%	Flesje
FRISDRANKEN
Cola/ Zero/ Fanta 6x1l	Fles
Cola/ Zero/ Fanta 24x20cl	Flesje
Looza Appelsien 6x1l	Fles
Tönissteiner Orange	Flesje
Tönissteiner Citroen	Flesje
Tönissteiner Vruchtenkorf	Flesje
Lipton Ice Tea	Flesje
Gini	Flesje
Ginstberg Limonade 6x1L	Fles
Ginstberg Limonade 24x20cl	Flesje
Ginstberg Plat 6x1l	Fles
Ginstberg Plat 24x20cl	Flesje
Ginstberg Bruis 6x1l	Fles
Ginstberg Bruis 24x20cl	Flesje
WIJNEN EN CAVA
Witte Wijn 75cl Y-L de Montauban Chardonnay	Fles
Witte Wijn (zoete) 75cl Y-L de Montauban Moelleux	Fles
Rosé Wijn 75cl Y-L de Montauban Rosé	Fles
Rode Wijn 75cl Y-L de Montauban Merlot	Fles
Cava 75cl MVSA	Fles
Cava 75cl GM	Fles
CHIPS
LAYS Zout	Zakje
LAYS Paprika	Zakje

*De dranken in het rood zijn standaard aanwezig in de zaal, andere dranken (ook die niet in de lijst staan, kunnen op bestelling bekomen worden)

Opmerking: Een begonnen vat wordt altijd volledig aangerekend, ongeacht de hoeveelheid bier die er nog in het vat zit aan het eind van de activiteit.

Bijlage III inventaris van de inboedel + prijslijst in geval van breuk of schade

Inventaris OC XIII

Omschrijving Aantal Vergoeding igv schade/breuk/ontbreken

• Nog aan te maken

• ...