Reglement vzw "OC XIII"

De vzw “OC XIII” is bereikbaar via hun website www.oc13.be.

Via deze site kunt u de beschikbare data consulteren evenals online een zaal of zalen reserveren. Voor het gebruik van het polyvalent ontmoetingscentrum te Hakendover, Keienpoelweg 6

1) Lokalen :

De vzw "OC XIII" stelt volgende lokalen, gelegen Keienpoelweg 6 te Hakendover ter beschikking : Feestzaal (Groot), Feestzaal (Klein), vergaderzaal, keuken, podium en kleedkamers (Sport).

2) Voorbehoud :

Het uitvoerend bestuur heeft het recht om bepaalde activiteiten te weigeren.

3) Sleutels :

Voor de aanvang van de activiteit kan de sleutel afgehaald worden zoals onderling overeen te komen na afspraak met de conciërge (gsm-nummer op de website). Na afloop van de activiteit dient de sleutel onmiddellijk terugbezorgd te worden in de brievenbus van de zaal.

4) Gebruiksduur :

De lokalen staan ter beschikking op de dag van gebruik zelf en dat tijdens de afgesproken uren. Indien men de dag voor of nadien de keuken en/of feestzaal wil gebruiken / klaarzetten /op te ruimen, kan dat op voorwaarde dat de zaal niet verhuurd is en tegen betaling van het klaarzet tarief. De lokalen dienen opgeruimd te worden voor het einde van de verhuurperiode .

5) Uitrusting :

Al de aanwezige uitrusting (tafels, stoelen,…) mag gebruikt worden. Voor oplijsting van de aanwezige uitrusting, zie inventaris in de bijlage III. De gebruiker mag eveneens eigen materiaal aanwenden, dit moet echter voor het einde van de verhuurperiode teruggenomen worden, zo niet wordt het eigendom van de vzw "XIII". Het plaatsen van een tent op het terras of tuin kan, onder onderling overeen te komen voorwaarden. Schade die veroorzaakt wordt bij het plaatsen van een tent komt ten laste van de huurder. In geen geval mag er materiaal vanuit "OC XIII" worden meegenomen. De goederen (tafels, stoelen,…) van de vzw “OC XIII” mogen onder geen enkel beding buiten worden gestapeld (ook niet onder een afdak). Bij vaststelling hiervan zal onmiddellijk een boete aan de gebruiker worden opgelegd, zie oplijsting in de tarieventabel: bijlage I. De eventuele latere zichtbare schade (o.a. door vocht,…) zal ook op de huurder van dat ogenblik worden verhaald. De gebruiker zorgt zelf voor het klein materiaal zoals tafel- en keukenlinnen, handdoeken en handdoekjes voor de toiletten, toiletpapier, recipiënten om eventuele overschotten in mee te nemen, vuilniszakken (zelf mee te nemen), enz…

6) Dranken :

Dranken dienen afgenomen te worden van de zaal zelf. Bij inbreuk hierop zal een boete worden aangerekend. Er zal steeds voldoende reserve drank voorzien worden. Op de website en in bijlage II kan u de lijst vinden met de voorziene dranken. Wijnen, cava, sterke dranken, chips en koffie mogen zelf meegebracht worden (maar kunnen ook via de zaal besteld worden). Bij aanvang van de activiteit wordt een status opgemaakt van het aantal aanwezige drank door de beheerder. Na afsluiting van de activiteit wordt opnieuw een status opgemaakt van de aanwezige drank en wordt het leeggoed geteld door de huurder en de beheerder. De verbruikte drank wordt gefactureerd aan de verhuurder op basis van de prijslijst in bijlage. Bij een verschil in geteld leeggoed tussen huurder en verhuurder, gelden steeds de aantallen van de verhuurder. Indien bepaalde soorten dranken niet voorzien zijn op de lijst, kunnen deze steeds op voorhand aangevraagd worden en dan worden deze apart voor u besteld. De afrekening van de verbruikte drank zal gebeuren na de activiteit en dient binnen de 15 dagen na verzenddatum, welke vermeld op het factuur, betaald te worden.

7) Keuken :

De zaal beschikt over een uitgeruste keuken. Er is geen friteuse aanwezig. De nodige stopcontacten zijn hiervoor voorzien onder de afzuiging. De gebruiker zorgt zelf voor de elektrische! friteuse(s), indien gewenst. Indien de huurder gebruik wenst te maken van de keuken, dient deze mee gehuurd te worden en dient hiervoor het verhuurbedrag voor de keuken bijbetaald te worden. Voor een volledige inventaris van de uitrusting van de keuken: zie bijlage III.

8) Reiniging :

De huurder laat de gebruikte lokalen en voorwerpen in een ordelijke toestand achter (klaar voor te kuisen. De reiniging van de vloer, toiletten en sanitaire zit reeds inclusief de verhuurprijs). Dit houdt onder meer in :

• alle vloeren, toiletten, sanitair grondig geborsteld;
• tafels en stoelen proper gemaakt en op de aangewezen plaats;
• alle versieringen, etensresten, papier, enz … opgeruimd;
• het keukengerief volledig gereinigd en op de oorspronkelijke plaats gezet;
• de kookplaten, oven, afwasbakken, werktafels, enz…grondig gereinigd;
• alle afval meegenomen; dus ook alle vuilzakken.
• de tapinrichting/toog, dienbladen, glazen, enz…zeer zorgvuldig gereinigd;
• de omgeving van het gebouw eveneens volledig opgeruimd.

Indien niet voldaan is aan een of meer van de hiervoor opgesomde punten zal een meerprijs gefactureerd worden.

9) Aansprakelijkheid :

De gebruiker is volledig verantwoordelijk voor schade toegebracht aan lokalen en/of voorwerpen. Beschadigde of verdwenen voorwerpen worden aangerekend per stuk of volgens de graad van beschadiging. De gebruiker is verplicht de beschadigde voorwerpen te verzamelen en spontaan aangifte te doen van ontbrekende stukken. Bij beschadiging van keukengerei, borden en tassen worden deze in de scherven bak in de keuken verzameld. Deze worden aan een aankoopprijs aangerekend. Een lijst met de kostprijs van het materiaal kan u vinden in de bijlage III. Bij schade aan lokalen volgt de afrekening aan kostprijs van de herstelling(en). De gebruiker is ertoe gehouden voor het begin van zijn activiteit na te gaan of alles aanwezig is en of er geen schade is. Indien niet alles aanwezig is en of er schade is, dient dit onmiddellijk gemeld aan de contactpersoon. Een inventaris van het materiaal is ter plaatse aanwezig. De gebruiker moet als een voorzichtig en redelijk persoon zorg dragen voor de uitrusting. De gebruiker moet zich houden aan de richtlijnen die opgesomd staan in dit reglement en die werden uitgelegd door diegene die de sleutel heeft overhandigd. De huurder zal het nodige respect opbrengen voor de eventuele activiteiten die in de andere lokalen plaatsvinden.

Overeenkomstig het Burgerlijk Wetboek is de huurder steeds verantwoordelijk voor de stoffelijke schade aan het gebouw en aan de uitrusting van de infrastructuur door hemzelf, door zijn aangewezenen en door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. Hij zal hiervoor de nodige verzekeringen afsluiten. Vzw OC XIII doet evenwel afstand van verhaal tegenover alle voornoemden, het geval van kwaadwilligheid of ernstige nalatigheid in hoofde van de huurder uitgesloten, voor schade aan de ter beschikking gestelde infrastructuur, veroorzaakt door brand en aanverwante risico’s.

10) Veiligheid :

Bij het organiseren van een activiteit zorgt de gebruiker ervoor dat de toegang tot alle lokalen, toiletten en nooduitgangen volledig vrij blijft. De branddeuren moeten steeds dicht. De nooduitgangen zijn duidelijk aangegeven en dienen tijdens de hele duur van de activiteit vrij te blijven. Het is verboden deze open te houden door middel van een stoel of ander materiaal. De gebruiker neemt tevens kennis van de algemene voorschriften in verband met brandpreventie, uitgehangen in het ontmoetingscentrum "OC XIII". Het gebruik van echte brandende kaarsen of andere vormen van vuur is niet toegelaten.

11) Inrichting van de lokalen :

Er worden geen veranderingen aangebracht aan de inrichting van de lokalen zonder voorafgaandelijk toestemming van de vzw "OC XIII". Het is verboden om: - materialen aan de muren te hangen en/of te bevestigen met bevestigingsmaterialen - gaten te boren - muren te bekleden.

12) Toezicht :

De gebruiker stemt erin toe dat de bestuursleden van de vzw "OC XIII" op ieder ogenblik toegang hebben tot de overige lokalen; Bij een afgesproke controle zal hij zich gedragen volgens de richtlijnen verstrekt door deze personen, die zelfs kunnen beslissen tot het beëindigen van de activiteit indien er inbreuken op het verhuurreglement vastgesteld worden.

13) Bijzondere voorschriften :

In aanvulling van alle wettelijke bepalingen en gemeentelijke reglementen inzake burengerucht,

milieunormen, fuifreglement (www.tienen.be/reglement-fuiven) gebruiker zich akkoord met volgende bepalingen :

en dergelijke, verklaart de

• De geluidsproductie naar buiten toe moet aanzienlijk worden verminderd vanaf middernacht en volledig worden beëindigd om 2 uur.

Bij activiteiten met elektronisch versterkte muziek dient de huurder zich te houden aan de stipte opvolging van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012 betreffende de geluidsnormen voor muziekactiviteiten. Het naleven van de wetgeving inzake de geluidsnormen is in alle omstandigheden de verantwoordelijkheid van de organisator-huurder en niet van de vzw OC XIII.

• Bij de ontruiming van het ontmoetingscentrum moet de lawaaihinder voor de omgeving tot het strikt minimum worden beperkt; geen geroep of getier, geen draaiende motoren, geen slaande deuren.

• Er is een geluidsmeter geïnstalleerd in de zaal.

14) Verenigingen :

De verenigingen van Hakendover die lid zijn van de vzw "OC XIII" en vrijwillig meewerken aan de activiteiten georganiseerd door deze vzw kunnen genieten van het ‘Verenigingen OC XIII - Tarief’.

15) Muziek :

De vzw "OC XIII" betaalt de jaarlijkse bijdrage "Billijke vergoeding" voor activiteiten ‘met drank’ en ’met dans’. De huurder dient dus geen bijkomende aanvraag te doen. De huurder moet zelf de aanvraag en betaling voor UNISONO (Sabam) en eventuele andere vergoedingen regelen.

16) Rookverbod :

In het hele ontmoetingscentrum is een "rookverbod" van toepassing. Roken is wel toegelaten buiten, mits voldoende afstand te houden van de toegangsdeuren en het correct verwijderen van alle peuken en afval.

17) Dieren :

Tentoonstellingen van kleine dieren / vogels is toegestaan mits een volledige afscheiding, tussen de ruimtes waar de dieren tentoongesteld worden en de ruimtes waarin voedingswaren bereid worden. Het binnenbrengen van grote dieren en reptielen is echter streng verboden.

18) Fuiven en bals :

Fuiven en bals kunnen enkel doorgaan in de grote zaal van OC XIII met een maximum van 12 per jaar. De organisatoren moeten erop toezien dat de deuren van de geluids sassen niet langer open zijn dan noodzakelijk, dit om geluidshinder voor de buurt te beperken. Fuiven dienen conform te zijn met het reglement op fuiven van de stad Tienen (www.tienen.be/reglement-fuiven). Materiaal voor de buitenzone is aanwezig in het OC.

19) Gebruik Som :

Deze is in tabelvorm toegevoegd (zie bijlage I). De tarieven geldig op het ogenblik van de reservatie blijven gelden tot één jaar na de reservatiedatum. Daarna worden de op dat ogenblik geldende tarieven toegepast. Bij elke huurperiode dient er een waarborg betaald te worden. Eventuele schade aan de zaal of aan de uitrusting zal verrekend worden met de waarborg. Na nazicht van de zaal, zal de (resterende) waarborg terugbetaald worden, alsook de verbruikte drank afgerekend worden.

20) Geldigheid overeenkomst :

Een overeenkomst is slechts geldig : - na ondertekening van de verhuurovereenkomst. Deze contractuele overeenkomst wordt opgemaakt in 2 exemplaren waarvan één voor de huurder-gebruiker en de andere voor de vzw “OC XIII”. Indien degene die ondertekent een persoon is die een vereniging of organisatie vertegenwoordigt, stelt deze persoon zich persoonlijk verantwoordelijk ten opzichte van de vzw "OC XIII" - na het betalen van een reservatiesom van 50% van de gebruiker som. Dit bedrag dient ten laatste 2 maanden na de reservering op de rekening van de vzw OC XIII te staan, zo niet kan deze laatste de zaal (zalen) verder verhuren.

OPGELET! Indien de activiteit al binnen 2 maanden na de reservatiedatum zal plaatsvinden, dient de reservatiesom onmiddellijk betaald te worden. Het bedrag dient overgeschreven te worden op de rekening van de vzw: BE49 7340 6786 7471. In geval van overmacht, kan de verhuurder (vzw "OC XIII") de overeenkomst eenzijdig verbreken, zonder enig recht op schadevergoeding. De reeds betaalde reservatiesom en waarborg zullen wel terugbetaald worden.

21) Betaling :

De betaling van het resterende bedrag alsook de waarborg dient te gebeuren door overschrijving op het rekeningnummer van de vzw: BE49 7340 6786 7471 met vermelding van de datum van de activiteit als ook de naam van de huurder. De betaling dient uiterlijk 30 dagen voor het afhalen van de sleutel voor de aanvang van de activiteit voldaan te zijn. Indien dit niet het geval is wordt de reservatie geannuleerd en wordt het voorschot ingehouden.

22) Annulatie :

Bij annulatie van een activiteit dient de vzw OC XIII zo snel mogelijk verwittigd te worden via een mail naar reservatie@oc13.be of schriftelijk. Indien de annulatie gebeurt binnen de maand voorafgaand aan de activiteit, zal de reservatiesom niet teruggestort worden. Uitzonderlijk en enkel bij niet te voorziene gebeurtenissen kan het bestuur beslissen om de reservatiesom terug te storten.

23) Geschillen :

Voor eventuele geschillen is het Vredegerecht te Tienen (zijnde de plaats van de maatschappelijke zetel van de vzw) bevoegd. De vzw OC XIII kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele ongevallen.

24) Inlichtingen :

Bij de beheerder via e-mail op info@oc13.be of op het nummer 0476/269635.

25) Reservaties :

Reserveren van de zalen kan uitsluitend via het formulier op de website www.oc13.be. Het bezichtigen van de zaal (zalen) kan op afspraak (telefonisch via tel. 0476/269635) in het ontmoetingscentrum (Keienpoelweg 6 te Hakendover) Nadien zal een huurovereenkomst worden opgesteld, deze dient te worden aangevuld en ondertekend te worden en terug gemaild naar reservatie@oc13.be of te worden opgestuurd naar OC XIII, Keienpoelweg 6, 3300 Hakendover.

26) Bijlage –

Bijlage I: Tarievenlijst– Bijlage II: Inventaris drank - Bijlage III: Inventaris zalen

Bijlage I Tarievenlijst